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交際費を正しく理解しましょう!5000円基準、損金となるもの、会議費との違い

企業はその活動を行ううえで、社内外での円滑な人間関係を構築するために、社内や取引先などと飲食をしたり、ゴルフをしたり、謝礼などを支払うことは、ある意味で欠かすことができないものといえます。しかし、これを無制限に認めてしまうと、「企業が無駄遣いをしてしまう」ということで、政策上一定の範囲でしか経費として認められないことになっています。

税務上で定められている交際費の範囲に入ってしまうと、通常の費用とは違い、税金の計算上は原則経費とはならないため、他の科目とは区分して会計処理しなければなりません。また、税務調査でもチェックされやすいポイントになっています。正しく会計処理をして、税務調査で余計な指摘を受けないためのポイントを解説します。

Contents

1.そもそも会社が交際費について厳しい理由は?→”損金”にならない可能性がある

(1)会社で交際費がチェックされるのには、「無駄遣い」という観点以外からも理由がある

取引先と食事をした時の領収書を経理に提出すると、誰と飲んだとか、いくらだったとか、細かくチェックされた経験がある方もいらっしゃると思います。これは、会社のチェック機能として、「プライベートで飲み食いした領収書を会社に回しているのではないか?」と疑われていたり、「無駄な経費を使っているのではないか」と探られているという面もあるのですが、経理的に別に重要な意味があります。様々な経費の中で、経理が飲食代について厳しく目を光らせるのは、税務処理上の理由があるからです。

例えば、食事をしながら相談を行った場合、同じ飲食でも1人当たりの金額が5,000円以下の場合は会議費になります。ここで、交際費だろうが、会議費だろうが、どっちでもいいんじゃないか?かかった費用は同じなんじゃないか?と思われるかもしれません。しかし、これは税金の計算上は違うのです。

税金の計算上、交際費は原則経費にならず、会議費(科目名は何でもいいのですが、要は”交際費に該当しない”ということです。)は経費になります。

(2)黒字の会社であれば、通常の費用の実質負担は、”費用金額×(1-税率)”

ここで、交際費の場合と、会議費の場合の、キャッシュフローへの影響を見ていきます。

(例)その年の売上が500万円、交際費・会議費以外の経費が300万円、税率は30%。この状態のままだと税金が(500万円-300万円)×30%=60万円かかります。では、以下の取引が追加的に発生した場合はどうでしょうか?

  • 交際費(全額税務上の経費にならないもの(=損金不算入といいます))を新たに100万円支出
    →交際費自体の支出△100万円+節税効果0=△100万円
  • 会議費を新たに100万円支出
    →会議費自体の支出△100万円+節税効果30万円(利益が200万円から100万円に下がるため、100万円×30%が節税となる)=△70万円

このように、黒字の会社が、新たに現金支出を伴う通常の費用を増加させると、キャッシュフローとしては、”費用金額×(1-税率)”の影響があります。

一方で、交際費は、税務上は無駄な費用とみなされて、必要経費として原則全額が認められません。支出した分だけ、その全額が会社のキャッシュアウトになってしまいます。

(3)交際費についても一部が認められる特例がある

中小企業は、交際費が税務上の経費として認められる特例があります。また、大企業であっても一部は経費とし認められます。

中小企業
中小企業は①と②の選択適用になります。
①年間800万円まで損金算入
→1年間の金額の累計が800万円までは、全額が経費(=損金算入)となります。
②飲食その他これに類するもの(接待飲食費)の50%が損金算入
→接待飲食費のうち、50%分だけ経費(=損金算入)となります。
中小企業以外
上記の②を適用

※1 接待飲食費は、その法人の役員若しくは従業員又はこれらの親族に対する接待等のために支出するものを除きます。飲食の一部だけが交際費にならないのは、飲食店での接待需要を促し、景気浮揚効果を狙った政策的なものです。5,000円以上の接待飲食が年間1600万円を超えるなら、②を選択した方が有利になりますが、ほとんどの会社は①を選択することになると思います。

※2 ここでいう中小企業は、以下のすべてを満たす会社になります。

  • 期末の資本金の額又は出資金の額が1億円以下
  • 期末の資本金の額又は出資金の額が5億円以上である法人等と完全支配関係がない
  • 100%グループ内の複数の大法人に直接・間接に100%を保有されていない

※3 3.で詳述しますが、接待等の飲食で一人5000円以下の場合、そもそも交際費になりませんので、上記の特例の金額に含める必要はありません。

個人事業主
上限なし

個人業主は交際費だからといって、上限があるわけではなく、全額が経費として認められます。ただし、税務調査の際は、”事業と関連があるか”という観点がチェックされるのでご注意ください。ご家族との飲食代は当然経費として認められません。

2.そもそも交際費の定義は?

ここで、税務上の交際費の定義をチェックしておきます。

要は、取引先を接待するために要する費用や取引先と交際するための費用のことですが、例外はいくつかあります。3.以降で解説していきますので、中身を詳しくお読みいただく必要はありません。

交際費等とは、交際費、接待費、機密費その他の費用で、法人が、その得意先、仕入先その他事業に関係のある者等に対する接待、供応、慰安、贈答その他これらに類する行為(以下「接待等」といいます。)のために支出する費用をいいます。 ただし、次に掲げる費用は交際費等から除かれます。

(1) 専ら従業員の慰安のために行われる運動会、演芸会、旅行等のために通常要する費用

(2) 飲食その他これに類する行為(以下「飲食等」といいます。)のために要する費用(専らその法人の役員若しくは従業員又はこれらの親族に対する接待等のために支出するものを除きます。)であって、その支出する金額を飲食等に参加した者の数で割って計算した金額が5,000円以下である費用
なお、この規定は次の事項を記載した書類を保存している場合に限り適用されます。
イ 飲食等の年月日
ロ 飲食等に参加した得意先、仕入先その他事業に関係のある者等の氏名又は名称及びその関係
ハ 飲食等に参加した者の数
ニ その費用の金額並びに飲食店等の名称及び所在地(店舗がない等の理由で名称又は所在地が明らかでないときは、領収書等に記載された支払先の名称、住所等)
ホ その他参考となるべき事項

(3) その他の費用
イ カレンダー、手帳、扇子、うちわ、手ぬぐいその他これらに類する物品を贈与するために通常要する費用
ロ 会議に関連して、茶菓、弁当その他これらに類する飲食物を供与するために通常要する費用
ハ 新聞、雑誌等の出版物又は放送番組を編集するために行われる座談会その他記事の収集のために、又は放送のための取材に通常要する費用

国税庁HPより

3.なぜ取引先との飲食は、一人5,000円までなのか?

経費精算に関する社内規定で、取引先との飲食代は1人当たり5,000円以内までと決められている会社は多いように思います。

この5,000円という金額は、会社側で勝手に決めているものではなく、税法に沿ったものになります。税法上は、取引先との飲食代で、一人当たり5000円以下の場合は、会議費で良いというルールがあります。

5,000円という金額基準を設けている趣旨は、取引先と飲食した時に、交際費と会議費を明確に区別することは難しい場合が多いためです。ある会社では交際費、ある会社では会議費として処理してしまうと、会社間で不公平となってしまいます。さらに、純粋な接待のために使った高額な飲食代を、会議費として計上し、損金として処理しようと考える会社が出てこないとも限りませんので、税務上は公平に金額基準で足切りをし、一人当たり5,000円以下の飲食代は会議費とし、それ以上は交際費とすることとされています。

経理担当者がこの居酒屋に何人で行ったのかなどにこだわる理由は、ここにあります。同じ2万円の領収書でも、飲食の場にいた人数が4人ならば会議になりますし、それよりも人数が少ないと交際費になります。1人の参加人数の違いで、会社から出ていくキャッシュが違ってきてしまうわけですので、経理では気にするわけです。

なお、税務署に会議費として認めてもらうには、飲食に参加した取引先、出席者、人数などを書類として保存していることが条件となります。

4.5,000円を超えると絶対に会議費にならないのか?

(1)1人5,000円超でも、純粋な会議の費用は会議費

例えば、社内の会議のために会議室を借りて、その間に昼食を取ったケースがあったとします。これは最初から、会議目的であり、そのための体裁を整えて行われているので、金額にかかわらず会議費として見てもらえる可能性が高いですし、会社としては会議費として処理すべきです。

ただし、高額な出費であれば、税務調査で会議で使うには妥当ではないと判断される可能性はあります。税務調査の際に、なぜ外部の会議室を借りなければならないのか、なぜ高額な会議室の場所代を払っているのか、と聞かれた時に納得するだけの理由を説明できるようにしておきます。

5,000円基準は接待飲食費の基準であり、会議に要する費用は1人あたり5,000円を超えても、実態が伴えば交際費とされることはありません。

(2)社内の人間だけで飲み食いは1人5,000円以下でも交際費に

逆に、一人当たり5000円以下であっても、会員費ではなく交際費になってしまうケースもあります。それは社内の人間だけでただ飲み食いをしたような場合です。また、一人でも取引先の人間がいれば良いかというとそうでもありません。

あまりにも取引先の人の比率が低いようなだと、単なるアリバイ作りのためとみなされる可能性もあります。

一人当たり5,000円以下 一人当たり5,000円超
外部に対する接待飲食費 会議費 交際費(50%だけ損金)
上記以外の交際費 金額に関わらず、交際費
交際費かどうか曖昧なもの 金額に関わらず、法令や実態で判断

5.そのほかの注意点は?

(1)2次会があった場合の金額基準は?

取引先の人と2次会に行くことになった場合、1次会と2次会のそれぞれの店では、一人当たり5,000円以下に抑えたけど、両方の代金を合計すると5,000円を超えてしまう場合があります。

このような場合、やはり交際費になるのでしょうか?これは、一人当たり5,000円の判断は、飲食店ごとの金額で考えて頂いて問題ありません。同じ日に連続して2軒の店を使っても、一次会の店でもらった領収書と二次会のお店でもらった領収書は、それぞれ一人当たり5000円以下であれば会議費として認められます。

なお、同じお店で領収書を分けるのは認められませんので、ご注意ください。

(2)税込経理と税抜経理

注意していただきたいのが、会社の経理は、税込経理から税抜経理かということです。税込経理とは取引金額を全て税込金額として扱い消費税の金額を区別しない経理処理方式のことです。一方、税抜経理では取引金額の消費税金額を区分して表示します。一人当たり5,000円基準に関しては、税込経理であった場合、8%分を加算して判断します。税抜で一人当たり5,000円ピッタリだと、税込だと一人当たり5400円になりますので、交際費の判断ではアウトになってしまいます。ご注意ください。

なお、ほとんどの大企業は税抜経理を採用していますが、中小企業では税込経理を採用しているところも少なくはありませんので、自社のルールを確認されてみてください。

6.交際費になる?ならない?交際費に関するQ&A

以下では、交際費かどうかの判定で紛らわしいものを見ていきます。

(1)接待時のタクシー代は交際費

通常の移動のためのタクシー代は、「旅費交通費」(当然、経費として認められます)になります。

一方、取引先と食事をした時の送迎のタクシー代を自社で負担した場合、 金額に関係なく交際費となります。接待をして帰宅する際に自社の社員が使ったタクシー代も交際費になります。

経費精算の際は、接待のために使ったタクシー代の領収書と、営業などのご自分の業務のために使ったタクシー代の領収書は、区別するようにしましょう。

(2)取引先とのゴルフプレー代は交際費

取引先の接待を目的としたゴルフのプレー代は、金額にかかわらず交際費として計上されます。プレー間の飲食代も交際費となります。

(3)お土産代は交際費

贈答を目的とするものは、基本的には交際費です。

お歳暮やお中元などは、金額に関係なく交際費となります。1,000円ー2,000円程度のお土産であれば、交際費として処理しない慣行があり税務調査でもそれほど細かく指摘されないかもしれませんが、厳密には金額に関係なく交際費となりますので、ご注意ください。

(4)受注のキックバックは、一定の基準に基づくものは交際費にならない

取引先などへの謝礼は、基本的に交際費に該当します。

例外があり、それは一定の基準に基づく謝礼です。例えば、取引先と基本契約を結んでおり、「この時期に、この金額以上の売上があれば、何%の返金がある」といった形で明記していれば、販売手数料(当然、経費として認められます)などで処理して頂いて問題ありません。

詳しくは、以下の国税庁HPの引用をご参照ください。

(売上割戻し等と交際費等との区分)

61の4(1)-3 法人がその得意先である事業者に対し、売上高若しくは売掛金の回収高に比例して、又は売上高の一定額ごとに金銭で支出する売上割戻しの費用及びこれらの基準のほかに得意先の営業地域の特殊事情、協力度合い等を勘案して金銭で支出する費用は、交際費等に該当しないものとする。(平6年課法2-5「三十一」により改正)

(注) 「得意先である事業者に対し金銭を支出する」とは、得意先である企業自体に対して金銭を支出することをいうのであるから、その金額は当該事業者の収益に計上されるものである。

 

(5)宣伝のための景品代は広告宣伝費

不特定多数の人への宣伝効果を狙ったものは交際費ではなく広告宣伝費(経費として認められます)となります。

取引先に配る社名入りのカレンダー、タオル、文房具などはにかかる費用は広告宣伝費となります。一般消費者を対象にして、抽選で旅行などをプレゼントする場合やアンケートを頼んだ相手に景品を渡す場合も、その費用は広告宣伝費として処理します。ただし、特定の相手に対して集中して物品が渡っている場合は交際費とみなされる可能性がありますので、注意が必要です。

(6)社内の忘年会、新年会、懇親会は、全員向けは福利厚生費

社員をねぎらうために、会社の懇親会という形で飲食をすることがあります。これは、社員全員(特定の部署であれば、その部署全員)の参加を前提としているものであれば、福利厚生費(経費として認められます)として処理することができます。特定の社員ではなく、ある程度のグループに対して、分け隔てなく飲食を用意をしたのであれば、福利厚生費になるということです。

一方で、上司が特定の部下を連れて飲みに行くような場合(いわゆる社内交際費)は、交際費となりますので、注意が必要です。

(7)外部のパーティーや懇親会の会費はケースバイケース

パーティーは、その目的や参加者によって区別されます。取引先などの外部の人間が多く出席するパーティーであれば、それにかかった費用は交際費になります。しかし、自社の社員全員を対象として飲食をするようなパーティーであれば、福利厚生費となります。

例えば、会社の創立記念パーティーでも、外部の人を多く招くなら交際費ですが、社内の人間でケータリングを取って飲み食いするような場合は福利厚生費になります。

(8)社員旅行費用は条件付きで福利厚生費

社員旅行の費用を会社が負担した場合は福利厚生費として計上できるケースがあります。ただし、次の2つの条件を満たす必要があります。

  • 4泊5日以内であること(海外旅行の場合は機内泊は一泊とカウントしない)
  • 全社員を対象とし、かつ、参加割合が5割以上であること

また、この2つの条件をクリアしていても、次のような場合は給与としてみなされます。

(給与とされた場合は、会社には源泉徴収の義務があり、社員には所得税等を支払う義務が発生します)

  • 会社の負担分が高額(一人10万円程度まではOK)
  • 自己都合により不参加となった社員に金銭を支給(この場合、旅行に参加した社員の旅行代も給与扱い)

さらに、豪華なホテルやレストランを利用したり、常識外の遊びをしたりした場合は交際費とみなされる可能性があります。

(9)結婚や出産などのお祝い金(慶弔金)、見舞金はケースバイケース

取引先のお祝いや不幸に際して支払う費用は全て交際費になります。

一方、社内の人間に対するものであれば、福利厚生費となります。ただし、予め社内規定で一定の基準が定められていて、世間的な常識から妥当な金額であることが前提です。特定の個人に対してのみ高額な金額を支払うような場合は給料とみなされる可能性があります。

まとめ

交際費は税務調査でも必ずと言って良いほどチェックされるポイントです。

交際費に当たるかどうかを正確に判断して、必要な情報(飲食に参加した取引先名、出席者数等)を残し、余計な指摘を受けないようにしましょう。

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