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税務調査・資金調達で困らない役員報酬に関する議事録の残し方

会社法上、役員報酬は定款に定めるか株主総会の決議により決定する必要があります。定款で定める場合は、変更したいときに”定款変更”というより厳格な手続きが必要になりますので、多くの会社ではこの方法を採用していません。ほとんどの会社は役員報酬を株主総会の決議により決定しています。

定款に定めるにしろ、株主総会の決議によるにしろ、議事録を適切に残す必要がありますので、決議の頻度や議事録の残し方を解説します。

1.議事録が必要な理由

役員報酬は会社法上、以下のいずれかの手続きが求められています。ここでは、各人の報酬もしくは、”取締役の報酬の合計は年~万円とする”といった形で限度額を決定します。

・定款に定める

・株主総会の決議をする

また、金額を変更する都度決議をして、その議事録を残す必要があります。

さらに、法人税法上、上記で決定した金額を超えるものは、”適正額”を越すものとして、損金不算入となります。

(1)会社法上の定め

会社法上は、役員報酬につき、以下のとおり定められています。

会社法 第361条
  1. 取締役の報酬、賞与その他の職務執行の対価として株式会社から受ける財産上の利益(以下この章において「報酬等」という。)についての次に掲げる事項は、定款に当該事項を定めていないときは、株主総会の決議によって定める。
    一 報酬等のうち額が確定しているものについては、その額
    二 報酬等のうち額が確定していないものについては、その具体的な算定方法
    三 報酬等のうち金銭でないものについては、その具体的な内容
  2. 前項第二号又は第三号に掲げる事項を定め、又はこれを改定する議案を株主総会に提出した取締役は、当該株主総会において、当該事項を相当とする理由を説明しなければならない。

役員報酬の決定という株式会社にとっての重要事項については、最高意思決定機関である株主総会にて決定せよという趣旨です。これにより、役員が勝手に報酬を決めて会社財産を毀損させることを防止(お手盛りの弊害を防止)することができます。

なお、定款に定めた場合は、その変更をするときに”定款変更”の手続きが必要になり、これは、株主総会の特別決議が必要となります。手続きがより厳格になってしまい機動的な変更が難しくなりますで、定款に定めることはオススメしていません。以下、総会決議を行うことを前提に解説します。

(2)法人税法上の定め

法人税法上、役員報酬は適正額を超えるものは経費にならない(損金不算入)こととなります。

これには形式基準(法人税法施行令第七十条 一 ロ)と実質基準(法人税法施行令第七十条 一 イ)の両方を満たす必要があり、議事録を残すことにより形式基準を満たすることができます。

(過大な役員給与の額)法人税法施行令第七十条
第七十条  法第三十四条第二項 (役員給与の損金不算入)に規定する政令で定める金額は、次に掲げる金額の合計額とする。
一  次に掲げる金額のうちいずれか多い金額
イ 内国法人が各事業年度においてその役員に対して支給した給与(法第三十四条第二項 に規定する給与のうち、退職給与以外のものをいう。以下この号において同じ。)の額(第三号に掲げる金額に相当する金額を除く。)が、当該役員の職務の内容、その内国法人の収益及びその使用人に対する給与の支給の状況、その内国法人と同種の事業を営む法人でその事業規模が類似するものの役員に対する給与の支給の状況等に照らし、当該役員の職務に対する対価として相当であると認められる金額を超える場合におけるその超える部分の金額(その役員の数が二以上である場合には、これらの役員に係る当該超える部分の金額の合計額)
ロ 定款の規定又は株主総会、社員総会若しくはこれらに準ずるものの決議により役員に対する給与として支給することができる金銭の額の限度額若しくは算定方法又は金銭以外の資産(ロにおいて「支給対象資産」という。)の内容(ロにおいて「限度額等」という。)を定めている内国法人が、各事業年度においてその役員(当該限度額等が定められた給与の支給の対象となるものに限る。ロにおいて同じ。)に対して支給した給与の額(法第三十四条第五項 に規定する使用人としての職務を有する役員(第三号において「使用人兼務役員」という。)に対して支給する給与のうちその使用人としての職務に対するものを含めないで当該限度額等を定めている内国法人については、当該事業年度において当該職務に対する給与として支給した金額(同号に掲げる金額に相当する金額を除く。)のうち、その内国法人の他の使用人に対する給与の支給の状況等に照らし、当該職務に対する給与として相当であると認められる金額を除く。)の合計額が当該事業年度に係る当該限度額及び当該算定方法により算定された金額並びに当該支給対象資産(当該事業年度に支給されたものに限る。)の支給の時における価額に相当する金額の合計額を超える場合におけるその超える部分の金額(同号に掲げる金額がある場合には、当該超える部分の金額から同号に掲げる金額に相当する金額を控除した金額)

実質基準については、例えば同族会社で親族を役員とし、かつ、経営上の重要な役割を担っていないのに高額な報酬を支払っていたり、退職金を不相応な金額で支払ったりすると、経費として認められない場合があります。実質基準については、ここでの詳細は割愛します。

2.議事録の作成が必要なタイミング

役員報酬に関する株主総会の議事録は、会社の設立時および役員報酬を変更する時に作成します。

(1)会社の設立の時

役員報酬は設立後3カ月以内の株主総会にて決定します。この株主総会は、定時株主総会ではなく臨時株主総会の開催になり、ここで役員報酬を決定し株主総会議事録を残します。

なお、限度額だけを決定して代表取締役に一任するというやり方(いわゆる”枠取り”)もありますが、その場合は、株主総会、代表取締役の決定の2つの議事録を作成する必要があります。

株主に対して個別の役員の報酬を開示したくない場合はこの方法で行います。私の知る限りでは、上場企業は全て定款で定めるか枠取りの方法を採用していて、個別の報酬は開示しないようにしていると思います。(ただし、上場企業で1億円以上の報酬をもらっている役員は、有価証券報告書で開示する必要があり、誰でも見られることになっています)

(2)役員報酬の変更の時

役員報酬の変更をする場合は、通常、定時株主総会で決議します。

法人税法上役員報酬は、一定のルール内で支払いを行わないと経費にすることができないのですが、ほとんどが”定期同額給与”という支給の仕方に基づいて支払っています。これは、期首から3ヶ月以内に決めた報酬を期末まで支払うというものですが、定時株主総会は通常期首から3ヶ月以内に行いますので、この定時株主総会で決議・変更すれば税務上も問題もありません。毎年定時株主総会の開催が期首から3ヶ月を超えており、かつ、役員報酬を変更したい場合は、定時株主総会の開催を早めるもしくは別途臨時株主総会を行う必要があります。

(3)議事録のテンプレート

以下のテンプレートは適宜お使いください。

総会議事録_役員報酬_設立時_個別

総会議事録_役員報酬_設立時_総額

総会議事録_役員報酬_変更時_個別

総会議事録_役員報酬_変更時_総額

代表取締役決定書_役員報酬_設立時&変更時

3.通常の報酬以外に決議が必要なもの

役員報酬は、”定期同額給与”等以外のものも”報酬等”の範囲に入り、株主総会の決議が必要になります。

(1)ストックオプション

ストックオプションは公正価値を算定できるできないという観点から2種類にわけることができ、それぞれ扱いが異なります。

①上場会社などストック・オプションの公正な評価額を算定できる

枠取りや個別の報酬を決議している場合に、以下の金額が決議した金額を下回っている必要があります。

・通常の報酬 + ストック・オプションの公正な評価額

逆に言えば、足し算した金額が決議した金額を下回っていれば、ストックオプションを役員に付与するからといって新たに報酬に関する決議をする必要はありません。(ストックオプションの発行自体の決議は必要に応じて実施します)

②非公開企業で公正な評価額が算定できない

上場していないスタートアップ・ベンチャーはこちらに該当します。金額が測れないもののため、その具体的な算定方法の決議が必要です。これは、”何個分の新株予約権を役員Aに割り当てる”といった決議が必要です。無償のものも対象になりますので注意が必要です。

非上場の場合は必ず新たに決議をする必要があります。

(2)役員賞与や役員退職金

賞与や退職金も会社法361条の”報酬等”通常の報酬と同様に株主総会の決議が必要になります。

4.まとめ

役員報酬は税務調査でも最も見られるポイントの1つですので、議事録はいつでも出せる状態にしておきましょう。

また、会社法のルールに基づいてきちんと報酬が決められているのかは、ベンチャーキャピタル等から出資を受ける上での最低限守らていなければならない事項になります。また、外部株主が入ったあとは増やしにくい場合もありますので、出資を受ける前に必要な金額を決議しておくことが重要です。

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